Czy zakup alkomatu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w firmie?

W Polsce przepisy dotyczące kosztów uzyskania przychodu są jasno określone, a zmiany w prawie wprowadzane w ostatnich latach stawiają jeszcze większy nacisk na kwestie bezpieczeństwa pracy oraz odpowiednie udokumentowanie wydatków. Zakup alkomatu w firmie może być istotnym narzędziem dla pracodawców, zwłaszcza w branżach, gdzie kontrola trzeźwości ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa. Warto zaznaczyć, że alkomat może być kosztem uzyskania przychodów w firmach, które muszą kontrolować trzeźwość pracowników. W tym artykule analizujemy, czy zgodnie z najnowszymi polskimi przepisami zakup alkomatu może być kosztem uzyskania przychodu.

1. Definicja kosztu uzyskania przychodu według polskich przepisów

W polskim prawie zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, za koszt uzyskania przychodu uznaje się wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem wydatków, które nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe zgodnie z ustawą. Wydatki te muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. W praktyce oznacza to, że kosztami uzyskania przychodu mogą być te wydatki, które są ściśle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i pomagają w generowaniu przychodów lub zabezpieczeniu działalności przed stratami.

Czy zakup alkomatu spełnia te warunki?

Zakup alkomatu może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeśli jest związany z:

• Bezpieczeństwem pracy,
• Minimalizacją ryzyka,
• Przestrzeganiem przepisów BHP.

Jeśli zakup alkomatu bezpośrednio wynika z potrzeb firmy w zakresie zapewnienia trzeźwości pracowników w celu zagwarantowania bezpieczeństwa i ciągłości pracy, wydatek ten można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

2. Obowiązek kontroli trzeźwości pracowników w świetle polskich przepisów BHP

Od 1 stycznia 2023 roku w Polsce obowiązują nowe przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników, które zostały wprowadzone w ramach nowelizacji Kodeksu Pracy. Zgodnie z nimi pracodawcy zyskali prawo do prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników, jeśli uznają, że jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa w firmie.

Nowelizacja przepisów BHP pozwala pracodawcom na wprowadzenie takich procedur, a także na zakup odpowiednich narzędzi – w tym alkomatów. Co istotne, konieczne jest wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminu pracy, aby kontrole były zgodne z prawem. W regulaminie pracy powinien znaleźć się zapis zakazujący spożywania alkoholu w czasie pracy oraz przebywania w stanie nietrzeźwości.

Branże, w których zakup alkomatu ma największe znaczenie:

• Transport drogowy – Przepisy dotyczące kierowców zawodowych są szczególnie surowe, a kontrola trzeźwości może być wymagana na mocy prawa, zarówno wewnętrznego, jak i międzynarodowego.
• Budownictwo – W przypadku pracowników obsługujących maszyny i urządzenia budowlane, nietrzeźwość na stanowisku pracy może prowadzić do poważnych wypadków.
• Przemysł ciężki – Obsługa skomplikowanych urządzeń i praca w środowisku wysokiego ryzyka wymaga pełnej sprawności fizycznej i psychicznej.

Zakup alkomatu a polskie przepisy podatkowe – koszt uzyskania przychodu

W polskich przepisach podatkowych zakup alkomatu, podobnie jak inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem, że jest on niezbędny do działalności firmy. Zakup alkomatu może być zaliczony do kosztów podatkowych, jeśli spełnia określone warunki.

Zakup ten musi być odpowiednio udokumentowany, co oznacza konieczność posiadania faktury VAT oraz uzasadnienia potrzeby zakupu w ramach prowadzonej działalności. Przykładowo, w firmach zajmujących się transportem, budownictwem czy ochroną, alkomaty mogą stanowić integralny element systemu bezpieczeństwa pracy, a ich zakup służy nie tylko zachowaniu ciągłości pracy, ale również ochronie zdrowia i życia pracowników.

Przykłady uzasadnienia zakupu:

• Firma transportowa regularnie kontroluje trzeźwość kierowców, aby spełniać wymagania przepisów dotyczących bezpieczeństwa w transporcie drogowym.
• Przedsiębiorstwo budowlane stosuje alkomaty w celu zapewnienia, że pracownicy obsługujący maszyny są w pełni sprawni, co minimalizuje ryzyko wypadków.

4. Alkomat jako środek trwały według polskich przepisów

Jeżeli zakupiony alkomat ma wartość wyższą niż 10 000 zł (nowy próg dla środków trwałych od 2023 roku), będzie on uznawany za środek trwały w firmie. Oznacza to, że jego koszt nie zostanie odliczony jednorazowo, lecz zostanie rozłożony na amortyzację – systematyczne odpisy, które będą rozliczane w kolejnych latach podatkowych. Koszty związane z zakupem alkomatu, choć pośrednie, są istotne dla funkcjonowaniem firmy.

Wartość poniżej 10 000 zł:

Jeżeli alkomat kosztuje mniej niż 10 000 zł, firma może go zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu w roku zakupu. W takim przypadku nie trzeba go amortyzować, co przynosi korzyści podatkowe w krótszym czasie.

5. Koszty związane z kalibracją i serwisem alkomatu

Zakup alkomatu to jedno, ale aby mógł on działać prawidłowo, wymaga regularnej kalibracji oraz serwisowania. Zgodnie z przepisami polskimi, koszty te również można uznać za koszty eksploatacyjne i wliczyć je do kosztów uzyskania przychodu. Koszty poniesione na kalibrację i serwis alkomatu również mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.

Kalibracja jako koszt eksploatacyjny:

Regularna kalibracja urządzenia, potwierdzona odpowiednią dokumentacją (fakturą), może być zaliczona do kosztów działalności, ponieważ jest niezbędna do prawidłowego działania urządzenia. W praktyce oznacza to, że oprócz samego zakupu alkomatu, firma może również rozliczyć wydatki na jego utrzymanie.

6. Odliczenie VAT od zakupu alkomatu – co mówią przepisy?

Jeśli firma jest czynnym podatnikiem VAT, możliwe jest odliczenie podatku VAT od zakupu alkomatu, pod warunkiem że urządzenie będzie wykorzystywane w działalności opodatkowanej. To oznacza, że przedsiębiorca może obniżyć kwotę należnego VAT o wartość VAT z faktury za zakup alkomatu. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, wydatki na zakup alkomatu mogą być uznane za koszty podatkowe.

Kluczowy warunek:

Alkomat musi być wykorzystywany w działalności firmy, a nie do celów prywatnych. Wykorzystanie go w działalności opodatkowanej VAT umożliwia pełne odliczenie VAT od tego zakupu.

7. Dokumentacja wymagana przez polskie przepisy podatkowe

Aby wydatek na zakup alkomatu został uznany za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest posiadanie odpowiednich dokumentów. Przede wszystkim:

• Faktura VAT – dokumentująca zakup alkomatu.
• Regulamin pracy lub polityka BHP – wskazujące, że kontrola trzeźwości jest wymagana i że alkomat jest niezbędnym narzędziem w firmie.

Dokumentacja powinna wykazywać, że zakup alkomatu jest związany z przedmiotem prowadzonej działalności.

Te dokumenty są kluczowe, zwłaszcza w przypadku kontroli skarbowej, która może sprawdzić, czy wydatek był uzasadniony i zgodny z charakterem prowadzonej działalności.

8. Skutki braku alkomatu w firmie – polskie regulacje dotyczące odpowiedzialności pracodawcy

W Polsce zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz przepisami BHP, pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy. W przypadku, gdy brak kontroli trzeźwości pracowników doprowadzi do wypadku, pracodawca może ponieść poważne konsekwencje prawne, w tym odpowiedzialność karną i finansową.

Przykłady konsekwencji:

• Wypadki przy pracy spowodowane przez nietrzeźwych pracowników mogą skutkować wysokimi karami oraz koniecznością wypłaty odszkodowań.
• Straty wynikające z przerw w pracy lub uszkodzenia mienia firmy.
• Szkody wizerunkowe, które mogą negatywnie wpłynąć na dalsze prowadzenie działalności.

Podsumowanie

Zgodnie z najnowszymi polskimi przepisami, zakup alkomatu w firmie może być uznany za koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że jest on uzasadniony charakterem działalności oraz służy zapewnieniu bezpieczeństwa pracy. W branżach takich jak transport, budownictwo czy ochrona, zakup alkomatu jest nie tylko uzasadniony, ale również niezbędny do spełnienia wymogów przepisów BHP.

Zakup alkomatu może być rozliczony w formie jednorazowego kosztu, jeśli jego wartość nie przekracza 10 000 zł, lub poprzez amortyzację w przypadku droższych modeli. Ponadto, wydatki na kalibrację i serwis urządzenia również można uznać za koszty uzyskania przychodu.

Przeczytaj również artykuł: Czy kalibracja alkomatu może być kosztem uzyskania przychodu w firmie?